Artículo de Jesús Martínez, Director Global de la Oficina de Proyectos
Sé de dónde provengo, cuáles son mis problemas, e intuyo que, a través de esa transformación, que es un proceso disruptivo, puedo descubrir una nueva forma de tener éxito en mi negocio.
Lantek se enfrenta a estas situaciones a diario. Gerentes con muchas ganas de mejorar, pero con un mapa de su negocio incompleto y a veces borroso. Usuarios y gestores de área con muchas carencias detectadas, pero sin la visión 360º que permita encajarlas en ese mapa.
Además, durante la vida del proyecto de transformación, se realizan numerosos descubrimientos, a la luz de las posibilidades que observamos en los sistemas y en los procesos según vamos convirtiéndonos en una nueva empresa. En ocasiones, en las fases últimas del proceso se desvelan elementos clave que no estaban concretados por considerarse inviables y que, a la luz de las nuevas capacidades, se convierten en elementos para llevar la transformación a un nivel aun superior.
En el otro lado y como una situación común que acompaña a estos procesos, la persona encargada de decidir y supervisar la adquisición de la solución que acometa la transformación quiere tener un escenario claro, con hitos muy definidos que se vinculen de forma nítida con los desembolsos, en ocasiones importantes, que conllevan estos procesos.
Es esencial recoger con precisión tanto los requisitos y su grado de incertidumbre en cada momento del proyecto de transformación, como las expectativas de futuro y su alineación realista con las posibilidades a nuestro alcance, y tanto más gestionar su evolución durante la transformación.
Pasos a tener en cuenta para la transformación
Entre los elementos que deberemos definir a priori y que iremos adaptando conforme descubrimos los efectos de la transformación en nuestro negocio podemos destacar:
Para empezar, tomaremos la decisión sobre la aproximación a la transformación, bien sea iterativa o incremental, en función de las dependencias detectadas entre las diferentes áreas de la empresa y el grado de incertidumbre sobre el destino final de la transformación.
En una primera aproximación, es esencial plantear las expectativas que tenemos respecto al escenario futuro. Sin conocer si finalmente serán alcanzables o si son razonables siquiera, debemos definirlos con el mayor nivel de detalle posible. Durante el proyecto de transformación, contrastaremos los objetivos que vemos alcanzables con estas expectativas y tendremos que adaptarlas poco a poco a criterios lo más realistas posibles.
Una vez encuadrado el ámbito de la transformación, describiremos la situación actual, con todos los elementos que participan y su efecto en nuestras operaciones, tanto los positivos como los negativos. Sobre este campo base, empezaremos a construir la transformación. Definiremos requisitos de la situación deseada al más bajo nivel posible, incluyendo aquellas asunciones que la incertidumbre nos obliga para poder avanzar en la definición. También deberemos seleccionar los procedimientos que utilizaremos para verificar y validar que la transformación deseada ha llegado a buen puerto.
Teniendo definidos los requisitos, determinamos si se permiten cambios durante la ejecución del proyecto de transformación o si se pospondrán para iteraciones o incrementos posteriores. Reducir la incertidumbre según progresa el proyecto es vital para llegar a buen puerto y añadir nuevos requisitos, sobre todo hacia el final del proyecto, puede prolongar y retrasar de forma muy sustancial las fases de verificación, validación y puesta en marcha. Si se toleran cambios durante el proyecto, su adecuada gestión es un elemento de relevancia.
Finally, once the planned activities are concluded, we will verify that the results obtained are those that were specified and that the transformation objectives are in line with the scenario that we initially decided upon. This will be the starting point for a new iteration or increment that takes us a little further in our digital transformation.
Controlling the scope of the digital transformation project is a crucial exercise for achieving both success in terms of meeting the set objectives and in terms of satisfying the expectations of all the actors involved in the process. All the parties involved need to understand the importance of this aspect and understand that this kind of adaptability is necessary, even though it may seem very demanding, as the only way to achieve the desired digital transformation of our sheet metal cutting industry.